南大之星档案管理系统使用指南
发布时间: 2012-10-25 浏览次数: 2844

档案管理系统使用说明 

1.打开Internet Explorer浏览器,在地址栏中输入“202.121.127.231”,打开档案管理系统登陆页面,输入您的用户名和密码。

2. 进入“档案信息管理”页面后打开档案表中的“归档预审”,进入各自相应的部门,进行案卷目录的输入。

(1)添加案卷 在“编辑档案信息主页面”中点击“添加案卷”按钮,在“添加案卷”对话框中输入如下内容: 一级目录:填入案卷所对应的年份,例如2007; 二级目录:填入所在部门的名称,如人事处、教务处 三级目录:填入档案员的姓名 实体分类号:由年份+分类号组成,分类号参照《上海工程技术大学立卷部门档案归档范围和保管期限表》,例如:2007年的部门报告其实体分类号为2007-XZ11 案卷/盒号及馆编件号:每一年都采用从“1”开始的自然数 保管期限:根据案卷所涉及的内容进行选择 密级:根据案卷所涉及的内容进行选择 正题名:包括责任者、内容和文种三个要素。责任者即“上海工程技术大学”;内容即案卷所针对的内容,例如“关于校长办公室行政工作的……”;文种即在档案中常用的九种形式,例如“请示”、“报告”、“通知”等 第一责任者:填写编制案卷的部门名称 页数:单本案卷包含的数量 起止时间:所编案卷的起始时间和终止时间,年份为四位数,月份和日期为两位数 归档单位:立卷部门的名称 所有项目填写完毕后请按下“添加”按钮,进入下一案卷的输入。

(2)添加文件 案卷添加完毕后请填入对应案卷中文件的内容,在“编辑档案信息主页面”中点击“添加文件”按钮,在“添加文件”对话框中所输入如下内容: 一级目录、二级目录、三级目录及实体分类号:输入要求参见“添加案卷”中的要求,内容相同 案卷/盒号及馆编件号:案卷号+文件号,案卷号是指所对应的案卷的盒号,文件号每卷案卷从.0001开始,自然增加,如第一个案卷中的第一个文件,编号应为1.0001,第二个文件为1.0002;第二卷的第一个文件为2.0001,第二个文件为2.0002……以此类推。 保管期限、密级:根据内容选择,应与案卷的保管期限、密级对应 正题名:所输入文件的名称 第一责任者:所输入文件的责任者 时间:所输入文件产生的时间,例如2007年9月8日,输入时应为20070908 文号、图号:输入的文件如果为公文,则应输入文件的编号 文种:根据文件的内容选择相应的文种 所有项目填写完毕后请按下“添加”按钮,进入下一个文件的输入。

3.电子文件上传 添加文件完成后,回到“档案文件信息管理”页面,在需要添加电子档案的文件右边,选择其相对应的文件格式,文件可以是Word,也可以是图像或音频、视频。按下相对应的按钮,选择其对应的电子文件,按下“上传”按钮

4.打印卷内目录 在“编辑档案信息主页面”中按下“打印当前”按钮,在“自定义打印目录”中选中“卷内目录”,在“封面、备考表、案卷背脊打印设置”中选中“仅打印所选案卷”,在“打印设置选项”的案卷列表中选择所需打印的案卷号,把“打印页面设置”中“自动设置边距”左边的“√”去掉,按下“打印预览”按钮,就可看到所需打印的目录,这时请打开“文件”菜单,在“页面设置”中把“页眉”、“页脚”栏全部清空,左、右页边距设置为10毫米,下边距设置为10毫米,上边距设置成20毫米,最后按下打印按钮即完成一卷档案的卷内目录打印。

5.打印综合档案预审备考表 预立卷完成后,进入进入校园网上“档案馆”部门站点,在“服务指南”栏目中的“表格下载”专区内下载“综合档案预审备考表”,每卷一份,填入相应的内容,最后由部门领导审核签字。