上海工程技术大学档案归档要求
发布时间: 2012-10-31 浏览次数: 998

一、 归档范围及保管期限:

1.上级针对我校党务工作的批复、通知等上级来文,由党委办公室负责组卷,保管期限为永久;上级针对学校党务工作普发指导性的公文,由党委办公室负责组卷,保管期限为长期。

2. 上级针对我校行政工作的批复、通知等上级来文,由校长办公室负责组卷,保管期限为永久;上级针对学校工作普发指导性的公文,由校长办公室负责组卷,保管期限为长期。

3. 各院、部、处、室、直属单位在公务活动及工作中形成的、对日后工作具有查考利用价值的、并已办理完毕的文件材料(包括声像电子文件材料),均属归档范围,具体参见(沪工程办[2001]12号文)《上海工程技术大学立卷部门归档范围和保管期限表》执行。

4. 对在办公自动化系统(即OA系统)中形成的电子文件归档说明:由于学校刚推行OA系统,为了保证OA系统中电子档案的真实、可靠和安全,学校对OA系统的电子档案仍实行脱机保管的办法。为此,各部门要将纸质档案与光盘刻录的电子档案同步归档。

二、 归档材料整理与组卷

1. 案卷的组卷方法: 立卷是根据国家教育部关于高校档案实体分类法进行,即按实体问题组卷。“问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等,按一事一卷、以“时间——问题”为主组卷。

2. 卷内文件的排列方法: 由单一作者、单一问题组合起来的案卷,按时间顺序排列,批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;打印正稿在前,签发核稿在后;会议文件按文件的届次组合;案件材料按批复、结论、综合材料、证明材料和个人交待材料的顺序排列。