上海工程技术大学档案管理和利用办法
沪工程档〔2019〕4号
第一章总 则
第一条为加强学校档案管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在教学、科研、管理工作中的作用，充分发挥档案的资政育人、服务社会的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》《上海市档案条例》和《上海工程技术大学章程》，结合学校实际，制定本办法。
第二条本办法所称档案是指建校以来在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是重要的信息资源和历史凭证，是国家和学校的宝贵财富。
第三条档案工作是学校的重要基础工作之一,也是衡量学校管理水平的重要标志之一。学校严格实行部门立卷归档制度，各部门、各单位应强化档案管理意识，高度重视档案工作，自觉协助档案馆做好档案的归档保存等工作，保证学校档案工作依法有序开展。学校档案部门具有档案行政管理和档案业务管理与服务双重职能。
第四条学校档案工作实行统一领导，集中管理。各部门、各单位必须严格执行国家有关法规和保密制度，确保档案的完整、准确、系统和安全，以利开发利用。
第二章档案工作管理机构及职责
第五条学校成立档案工作委员会，负责对全校档案工作中的重要事项进行讨论和审议。
档案工作委员会主任由校长担任，副主任由分管校领导担任，委员由与学校档案工作密切有关的职能部门负责人担任。
第六条学校档案馆既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的具体管理部门，又是永久保存本校档案并提供利用和服务的职能部门。档案馆根据工作要求,设立相应的内部科室，负责全校各类档案的接收、管理、利用和技术保护等工作。
第七条需要特殊条件（场地）保管或具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室行政上由所在部门管理，业务上受档案馆指导、监督、检查。档案分室每年要定期向档案馆报送新增档案目录。
第八条学校各部门、各单位应确定一名负责人分管本部门、本单位的档案工作，并根据需要配备一名或多名兼职档案员，负责本部门、本单位的档案工作。档案馆负责全校归档工作的监督和指导。
第九条档案馆的主要职责是：
1.宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法律法规、方针政策和学校关于档案工作的有关规定，综合规划学校档案工作；
2.制定并贯彻学校档案事业发展规划、工作计划、档案工作的规章制度，确定档案的保管期限和各部门、各单位的具体归档内容；
3.负责建立健全学校档案工作网络，对全校专、兼职档案工作人员进行业务培训；。
4.负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料，定期检查档案的保管情况；
5.开发档案信息资源，开展档案的开放和利用工作；
6.依托数字化校园建设环境，组织实施档案信息化建设和电子文件归档等工作，开展数字化档案工作，负责学校档案的备份工作和档案馆网站的建设与维护工作；
7.严格执行保密制度，做好档案的密级调整工作，及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作；
8.开展档案宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能；
9.负责全校归档工作的监督和指导；
10.围绕学校中心工作，完成学校领导交办的各项任务。
第十条学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第三章档案管理
第十一条各部门、各单位要建立、健全档案工作的检查与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。
第十二条学校各部门、各单位应对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。
第十三条学校实行档案材料形成部门预立卷的归档制度。各部门、各单位的兼职档案员要按照归档范围和要求，遵循纸质文件材料和电子文件材料自然形成规律，组织本部门、本单位综合档案的整理、预立卷、归档。
第十四条个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，由本部门、本单位档案人员移交档案馆集中管理，任何人不得据为己有。
第十五条对个人在其非职务活动中形成的重要的档案材料，本着自愿原则，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
第十六条档案馆要对档案进行分类、编号和排序，编制必要的检索工具，为管理和利用档案提供方便条件。
第十七条档案的保管必须配备专用库房，配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。档案馆应当定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当及时向主管校领导报告，及时处理。
第十八条不断研究和改进档案保护技术，对破损和字迹褪色的档案，要及时修复或复制。对其中的重要档案要及时数字化，加工成电子档案保管和利用。
第十九条档案馆对保管期限已满的档案要按有关规定进行鉴定并造册登记，由学校档案工作领导小组审议，获得批准后予以销毁。未经批准，不得销毁任何档案。
第二十条档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报告。
第二十一条学校档案管理工作所需经费，列入学校预算并统筹解决。学校各部门、各单位对本部门、本单位档案所需经费应给予支持。
第二十二条档案材料的归档时间分别为：
1.各部门的党群、行政、出版、教学、外事、声像类档案以及科研、设备、基建、财务等部门的管理性文件应在次年六月底之前归档；
2.各学院关于学生的学籍档案应在学生毕业后5个月内完成归档；
3.科研、基建、设备等项目文件材料应在项目完成鉴定、验收后三个月内归档；
4.财务凭证、资产与实验室管理处的合同审批单可根据工作需要在部门留存两年后，在第三年的6月底之前完成归档；
5.阶段性重要活动中形成的档案，有活动主办单位在活动结束后及时归档，相关协办部门提供相应的文件材料。
第四章档案的利用与公布
第二十三条档案馆要严格执行国家、学校的保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按照国家有关规定公布档案，其他任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不得对外公布：
1.涉及国家秘密的；
2.涉及专利或者技术秘密的；
3.涉及个人隐私的；
4.档案形成部门、单位规定限制利用的。
第二十四条利用档案的方式为查阅、借阅、复制、摘录和出具档案证明。凡持有合法证明的部门、单位和个人，在表明利用档案目的和范围并履行相关手续即可利用开放范围的档案。
第二十五条涉及未公开的档案的利用，应当履行如下手续：
1、校内工作人员只能查阅本部门档案，凭本人有效身份***理查阅登记手续；若需查阅其他部门的档案，需说明利用目的和范围，并经立卷部门负责人审批和同意后方可利用；
2、凡涉及党和国家机密、技术机密、人员处理等材料以及学校党政领导会议记录的档案，按照管理权限，需说明利用目的和范围，并经有关职能部门负责人审批和同意后方可利用；
3.涉及重大问题或重要秘密的档案，应当经学校保密委审批并报主管校领导审批和同意后方可利用；
4. 查阅科研成果档案须经项目负责人或所属部门科研负责人同意，方可利用。
第二十六条校外单位利用档案时，必须持所在单位介绍信及本人有效身份证件，写明查档目的和范围，只可利用学校开放的档案，且只能查阅，不可外借；如需摘抄、复制，须经档案馆同意。
第二十七条非本国国籍人员需要利用档案馆的已开放档案，须出具我校上级主管机关介绍信并经我校主管校领导批准。
第二十八条利用档案的单位及个人应严格遵守档案利用的有关规定。不得损毁、丢失、抽取、拆卷、涂改、伪造或擅自抄录、复制档案。不得擅自公布相关档案内容，对违反者追究法律责任。
第二十九条个人因出国、升学、公证等需要，来本馆办理学籍、学历、成绩等证明的，应出示本人有效身份证件；如委托他人办理的，应有授权委托书及被委托人的有效身份证件。
第三十条档案馆要为学校和社会利用档案创造便利条件，学校各部门、各单位和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应无偿或优先提供。
第三十一条寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。如果需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。
第三十二条对于重要、珍贵的档案，一般不提供原件使用。如特殊需要，须经档案馆馆长批准。
第三十三条档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。复制档案，由档案馆负责办理；档案的摘抄、复制件需经档案工作人员核对，加盖公章，方能生效。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十四条档案一般不外借。学校工作人员确因本单位工作需要借出档案时，必须严格履行档案的借阅手续，并在限期内归还；归还档案时，要当面点清并予以注销。
第三十五条借出的档案必须在两周内归还，如需延长需经档案馆馆长同意。归还的档案如发现有损坏、丢失等情况，应视情节及造成的后果，依据《中华人民共和国档案法》等有关规定予以处理。
第三十六条加强档案编研工作，开展档案学术研究和交流活动，编辑档案资料，积极为学校教学、科研和领导决策提供有价值的参考资料。
第五章考核、奖励与处罚
第三十七条建立档案工作考评制度。对在档案工作中做出贡献的部门、单位和个人，学校给予表彰与奖励。
第三十八条有下列行为之一的，学校要对直接负责的主管人和直接责任人给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究其刑事责任。
1.损毁、丢失或者擅自销毁档案的；
2.违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
3.涂改、伪造档案的；
4.擅自出卖、赠送、交换档案的；
5.不按规定归档，拒绝向档案机构移交应归档的文件材料或者将档案据为己有的；
6.档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的；
7.其他违反国家档案法律法规的行为。
第六章附 则
第三十九条本办法由档案馆负责解释。
第四十条本办法自颁布之2019年10月10日起施行，原《上海工程技术大学档案管理和利用办法》（沪工程档〔2014〕2号）同时废止。
附表：
1.档案借阅清单
2.档案信息查阅申请表
3.授权委托书
