《上海工程技术大学人事档案管理实施办法》
发布时间: 2019-11-22 浏览次数: 108

上海工程技术大学人事档案管理实施办法

沪工程档〔20193

  

第一章总则

第一条为了进一步加强我校人事档案工作,提高档案管理水平、有效保护和利用人事档案,使人事档案工作制度化、规范化、科学化,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《干部人事档案材料归档规定》等国家相关政策以及《上海工程技术大学章程》,结合我校实际,制定本办法。

第二条本办法中的人事档案是指我校在编的教职工和全日制学生的人事档案。人事档案管理工作,必须贯彻执行党和国家关于档案保密的法规制度,严密保管,确保档案的完整与安全。

第三条人事档案工作在业务上接受组织部、人事处、学生处等相关部门的指导和监督,具体工作由校档案馆负责。

第二章人事档案的内容及分类

第四条根据中组部和上海市委组织部的要求,我校建立的教职工人事档案不设副本。

根据中组部要求,教职工人事档案分为以下十大类(具体内容详见《上海工程技术大学教职工人事档案归档范围及其责任部门》)(附件1):

第一类履历材料;

第二类自传材料;

第三类小结、鉴定、考核、考察等材料;

第四类学历、学位、专业技术职务评聘、创造发明、技术革新的评定材料;

第五类政历情况的审查和本人基本情况更改形成的材料;

第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;

第七类奖励材料;

第八类违反党纪国法而受处分的材料;

第九类录用、任免、聘用、转业、待遇、转正定级、出国、离退休、退职、辞职材料及出席各种代表会代表登记表等材料;

第十类其它可供组织参考的材料。

第五条学生人事档案参照教职工人事档案的要求归档(具体内容详见《本专科生人事档案归档范围及其责任部门》(附件2)、《研究生人事档案归档范围及其责任部门》(附件3))。

第三章人事档案的管理范围

第六条我校人事档案工作实行统一领导、统一管理原则,全校教职工和学生的人事档案由校档案馆统一管理。

第七条坚持回避制度。人事档案管理人员及其所在单位中直系亲属的档案,由组织指定专人、专箱保管。

第八条教职工在受刑事处分和劳动教养期间,其人事档案由校档案馆保管,刑满释放和解除劳动教养后,学校重新安排工作的,其人事档案由校档案馆继续保管;转入其他单位工作的,档案转至户籍所在地的人才交流中心或区就业促进中心。

第九条因出国逾期不归导致档案无法转出、与学校失去联系等情况,其人事档案转入法定人才机构保管或由校档案馆暂行保管。

第十条教职工调出、自费出国、辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)或开除公职后,其档案转至新单位或转至所在区县的人才交流中心、区就业促进中心。

第四章人事档案材料的收集、鉴别和整理

第十一条形成教职工人事档案材料的各个相关部门,在形成正式材料的一个月内,应将归档材料送往校档案馆。

第十二条档案鉴别工作是人事档案工作的一项业务。档案管理部门应随时、定期进行对收集的人事档案材料认真鉴别。属于归档的材料要真实、完整齐全、文字清楚、对象明确;要有承办单位,有形成材料的日期和经办人签名;凡规定要由组织盖章的,材料必须有组织公章;规定要和本人见面的材料,应有本人签名。

第十三条人事档案材料的载体应使用A4办公用纸,材料左边应有25mm装订边。文字必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写,不得用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。除需要存档的电传材料和有关证书需复印归档外,一般不得用复印件代替原件存档。

第十四条各材料形成部门在向档案馆送交材料时,应办理交接手续,填写移交清单一式二份,经双方清点无误后签字盖章确认,各执一份备案。

第十五条学生人事档案的收集和归档

1.本专科新生报到后,由各学院党组织副书记负责将新生档案及时集中收齐,同时按照学生学号排序分别再收齐大学生登记表、军训登记表、高中档案,由各学院党组织副书记负责向校档案馆学生档案管理科办理移交手续。研究生新生档案由学院党组织副书记负责将新生档案及时集中收齐,同时按照学生学号排序,向校档案馆学生档案管理科办理移交手续。

2.因故迟交的学生档案,学院应负责催交收集后及时移交校档案馆学生档案管理科;

3.新生纸质档案必须密封并加盖骑缝章,不得拆封。

4.学生在校学习期间形成的材料由相关责任单位负责收集并及时移交,具体情况详见《本专科生人事档案归档范围及其责任部门》(附件2)、《研究生人事档案归档范围及其责任部门》(附件3)。

第五章人事档案材料的整理、保管和保密

第十七条人事档案的整理工作,是将收集的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷,并在此基础上,不断补充档案内容。

第十八条不属于规定归档范围的材料不得归档。已归档但未经鉴别的材料,任何人不得擅自销毁、撒出。应销毁的材料,必须详细登记并经相关处室负责人审核同意,报学校领导批准后方可销毁。

第十九条每年末,对库房内档案进行统计,确保档案的完整和有序。每半年或一年将库房内人事档案与人事档案名册核对一次,发现问题及时解决。

第二十条为保证人事档案的安全,必须有人事档案专用库房,配置铁质档案柜保管。人事档案的库房、阅档室、档案管理人员办公室要三室分开。

第二十一条供人事档案数字化管理系统使用的微机不得上网,避免档案内容外泄或计算机病毒对系统数据的破坏。

第二十二条严守人事机密,提高管理水平。

1.不准向无关人员谈论有关干部人事档案的内容;

2.严禁任何人携带档案及档案材料进入公共场所和娱乐场所;

3.严禁任何人伪造、涂改、销毁人事档案材料和利用人事档案营私舞弊;

4.严禁任何人用电话和微信等社交媒体索取涉及查档对象的政治历史或其他重要情况。

第六章人事档案转递

第二十三条建立人事档案转递登记簿,凡进出档案须严格登记手续,逐一登记。

第二十四条教职工人事档案属机密件,为确保安全,都应通过机要局转递或派专人取送,不准邮寄、快递或交本人自带。

第二十五条转递的人事档案必须齐整完全,档案转递必须及时、规范和安全。

第二十六条教职工人事档案转递应遵守下列规定:

1.教职工调出我校时,应将原始档案转至调入单位人事部门保管;对于新任市委管理干部的档案,应在干部任命后的一个月内报送档案;

2.转出的档案要按中组部要求认真整理装订,档案要完整齐全,不得扣留材料或分批转出;

3.收到人事处开据的“调离人员通知书”后方可将档案转出;

4.详细填写中共上海市委组织部的《转递干部人事档案通知单》,第一联登记后留存,第二联和第三联回执与档案一并严密包封,粘贴密封签,骑缝处加盖公章转出。收到接受档案单位回执后,将回执粘贴在转递单存根上备查;

5.详细填写《转递干部人事档案(材料)登记簿》,交机要签收并邮寄;

6.对新进人员的档案要认真核查档案材料,列出缺少档案材料登记表,在回执上签字盖章后将回执寄回。档案材料不齐全的,将不提供任何部门及个人档案材料的查、借阅,直至档案材料补充齐全为止;工资将按调入时基本情况的最低档次发放,待档案齐全后补发。

第二十七条学生人事档案材料的转递

一、学生档案转递范围

1.毕业后就业或办理《劳动手册》的学生,档案转至学生户籍所在地的人才服务机构或转至具有人事档案管理权限的单位或部门;

2.办妥手续退学的学生,档案转至学生户籍所在地的人才服务机构或转至具有人事档案管理权限的单位或部门;

3.误转来的非本校学生的档案及材料,应及时处理,按原寄件单位退回。

二、学生档案转递办法

档案馆根据各学院或学生处、研究生处出具的“转档通知书”和转档地址,转递学生档案;学生档案属机密件,为确保安全,都应通过国家指定的邮政渠道转递或派专人取送,不准快递或交本人自带。

第七章人事档案利用

第二十八条人事档案管理部门,应根据规定,确定是否提供和提借什么材料,并对提供查阅的档案进行登记。

第二十九条对符合下列情况的可提供查阅人事档案有关材料:

1.因考察、聘任、调动、组织处理、审干、入党入团、参军、出国、职级待遇、治丧等需要查阅相关人员人事档案的;

2.为编写党史、军史、革命斗争史等史志或撰写人物传记等原因,可直接向相关人员本人采访。如该同志已经死亡或因年迈丧失记忆,有病不能口述、书写,可查阅其履历和自传材料;

3.对因与他人案件有密切关系,而相关人员已经死亡或重病不能口述提供情况,以及其他特殊原因,必须从其档案中取得旁证材料的,可查阅档案中的有关材料;

4.政法部门等单位因侦查、审理和公证,必须通过人事档案取得旁证材料的,可查阅有关材料。

第三十条查阅人事档案人员必须是中共党员。外单位查阅人员应持有《查阅干部档案审批表》和本人有效身份证件,该表应有查阅单位党委(含独立总支)负责人签名和组织人事部门盖章(不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案)。并填妥《上海工程技术大学教职工档案查阅审批表》或《上海工程技术大学本专科生档案查阅审批表》、《上海工程技术大学研究生档案查阅审批表》。

第三十一条任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。

第三十二条查阅人员必须严格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布人事档案内容。

第三十三条查阅人员应爱护干部人事档案,严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠,不得抽换、拆散档案材料。

第三十四条查阅人员不得复制人事档案材料,不得把档案内容抄在笔记本上。摘录的人事档案材料要认真核对,经主管部门签署意见盖章后,方可使用。

第三十五条人事档案原则上不得外借。如因特殊情况,必须外借时,应填写《查阅干部人事档案审批表》,并经档案部门负责人同意后方可外借。外借档案应在规定期限(十五天)内归还,如尚未用毕,应办理续借手续。

第三十六条档案查阅后,如须作旁证的,摘录材料应由档案管理人员与原文校对无误后,写明材料出处和日期,并加盖有关部门公章。

第三十七条本办法由学校档案馆负责解释。

第三十八条本办法自公布之20191010日起施行,原《上海工程技术大学人事档案管理实施办法》(沪工程档〔20146号)同时废止。 

  

  

附件1

上海工程技术大学教职工人事档案归档范围及其责任部门

一、组织部

1.入党材料(已转正的正式党员材料)

入党志愿书、入党申请书、转正申请书和入党政审材料等

2.干部任免审批表及相关文件(副科级以上)

3.干部考察材料(初任副科级或晋升职务时随干部职务任免审批表一并归档,原职务不归考察材料)

4.干部年度考核表(中层正职)

5.参加中央党校或市委党校、教卫党校干部培训班材料(一个月以上)。

6.由组织部负责申报的获国家、市、系统和本校优秀党务工作者、优秀党员登记表。

二、人事处

1.干部履历表

2.教职工登记表

3.由人事处负责申报的获国家、市、系统和本校先进个人表彰决定及登记表

4.教职工(不含中层正职)年度考核表

(正反两页,所填内容不得超出此范围,不附页)

5.由人事处负责处理的处分决定、被处分者检查、本人对处分决定的意见(须有被处分者的手写签名)

6.由人事处负责的撤销处分的决定(须有被撤销处分者的手写签名)

7.确定工资审批表(新进人员转正定级、评聘专业技术职务、晋升职务等)

8.调整工资标准审批表

9、正常晋升职务工资档次审批表

10.调整职务(岗位)津贴标准审批表

11.晋升职务(岗位)津贴审批表

12.享受国务院特殊津贴人员申报表

13.新增选为院士人员的相关申请材料(申请书、荣誉证书复印件)

14.在职人员攻读学历学位的学籍材料(报考学位登记表、新生入学登记表、成绩单、授予学位的决定、毕业生登记表等。博士研究生、硕士研究生参加单独考试的,除以上归档材料外,还应有专家推荐书)

15.专业技术职务评聘表

16.教师资格认定申请表

17.各种学习、培训材料(三个月以上学习经历)

18.新调入职工档案,包括:留校毕业生档案、外单位调入人员档案、新录用职工进校报到存根、进校前在原单位存在的社会保险缴费的相关记录等

19.与应届毕业生签定的三方协议(一式一份)

20.解聘、辞退人员已有结论的相关材料(须有本人签字,无本人签字的需有认定说明)。

21.出国留学人员学历认证书(经教育部鉴定)

22.出国人员审批表

23.历年工资变动情况汇总表或工资变动表(调离或退休时归档)

24.退休(离休)审批表

25.教职工延长退休时间审批表

26.不同时期由人事处组织填写并要求归档的材料

27.死亡人员通知书复印件

28.其他由人事处组织填写并要求归档的材料

三、统战部

1.加入党派的通知

2.民主党派成员奖励的材料

四、纪委、监察处

1.调查报告对某人立案进行调查,最终形成事实的过程材料

1)处分决定

2)调查报告

3)上级批复

4)被处分者检查(须有本人手写签名)

5)被处分者对处分决定的意见(须有本人手写签名)

2.复查材料

3.撤销处分的决定(须有被撤销处分者手写签名)

4.由纪检监察负责申报的获国家、市、系统和本校先进个人表彰决定及登记表

五、审计处

1.干部在任期内经济责任审计结果报告

2.由审计负责申报的获国家、市、系统和本校先进个人表彰决定及登记表

六、工会、团委

由工会、团委负责申报的获国家、市、系统和本校先进个人表彰决定及登记表

七、保卫处

1.教职工受刑事处分、拘留材料

2.解除或提前解除刑事处分的材料(须有本人手写签名)

3.由保卫处负责申报的获国家、市、系统和本校先进个人表彰决定及登记表

  

  

附件2

本专科生人事档案归档范围及其责任部门

序号

归档范围

归档责任部门

1

新生档案

招生办公室、党办、学院(学生工作办公室)、学生处

2

新生名单

招生办公室

3

未报到新生名单

招生办公室

4

大学生登记表

学院(学生工作办公室)

5

军训登记表

学院(学生工作办公室)

6

团员材料

学院(学生工作办公室)、团委

7

预备党员材料

学院(党组织)

8

党建材料

学院(党组织)

9

毕业生登记表(内附身份证复印件)

学院(学生工作办公室)、学生处

10

成绩总单

学院(院办公室)

11

正式党员材料

学院(党组织)、组织部

12

挂职锻炼鉴定

组织部

13

奖学金等获奖材料

学生处

14

上海市优秀毕业生材料

学生处

15

违纪处分文件

学生处、教务处

16

学籍流动表(入伍、休学、转专业、考插班生、出国、退学等原因)

学生处、教务处

17

报到证白联

学生处、学院(学生工作办公室)

18

入伍材料

武装部

19

高校健康检查表

门诊部

20

优秀团员、团干部推荐表

团委

21

优秀团干部登记表

团委

22

支援西部鉴定表等

团委

  

  


附件3

研究生人事档案归档范围及其责任部门

序号

归档范围

归档责任部门

1

新生档案

学院

2

新生名单

研究生处

3

未报到新生名单

研究生处

4

研究生录取登记表

研究生处

5

高校健康检查表

门诊部

6

优秀干部、奖学金等奖励材料

研工部、研究生处

7

优秀团员奖励材料

团委

8

党建材料

学院(党组织)

9

正式党员材料

学院(党组织)、组织部

10

入伍材料

武装部

11

挂职锻炼鉴定

组织部

12

支援西部鉴定表等

团委

13

违纪处分文件

研究生处、学生处

14

学籍流动表(入伍、休学、转专业、出国、退学等原因)

研究生处

15

研究生成绩单

研究生处

16

硕士学位授予证明

研究生处

17

毕业研究生登记表

学院(学生工作办公室)、学生处、研究生处

18

优秀毕业生登记表

学院(学生工作办公室)、学生处、研究生处

19

报到证白联

学生处、学院(学生工作办公室)

  

  

  

附件4

上海工程技术大学教职工档案查阅审批表

查何人档案

姓名

部门

备注

  

  

  

  

  

  

阅档人

姓名

单位(部门)

联系方式

  

  

  

  

  

  

查阅理由

  

人事处意见

  

签名:            (盖公章)     年月日

组织部意见

  

签名:            (盖公章)     年月日

备注

  

说明:每张审批表,被查档案在同一部门的,一般可查两人档案;如只查一人档案,应将空格划掉。

  

  

附件5

学生人事档案信息查阅申请表

申请人

信息

姓名

  

学号

  

证件名称

  

证件号码

  

联系电话

  

邮政编码

  

通信地址

  

电子邮件

  

查阅信息

情况

查阅信息的

内容描述

  

查阅信息的

用途

  

申请人承诺

申请人对查阅的信息不擅自拍照

申请人签名

或盖章

  

学院负责人

意见

同意□

不同意□

  

  

负责人签名:学院盖章

日期:年月日