综合档案常见问题
一、什么是综合档案？
这里的综合档案是指建校以来在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是重要的信息资源和历史凭证，是国家和学校的宝贵财富。
二、综合档案的服务范围有哪些？
一、对于校友：提供办理成绩证明、学历学位证明及录取名册复印服务（仅限中文版）。如需中英文双语件请联系教务处。
二、对于在校生： 提供复印新生录取名册服务。
三、对于教职工：提供教学、科研档案的利用服务及综合档案的借阅。
三、校友如何办理历届毕业生的成绩证明？
档案馆每周一、二、四办理毕业生的中文成绩证明。另外也可以在线申请毕业生成绩证明，申请成功后由由档案馆定时寄出。需要中英文成绩证明的，请到教务处咨询办理。
四、校友来校办理中文成绩证明需带哪些证件？
办理中文成绩证明、学历证明需带上本人的毕业证书或身份证；如果是委托他人办理的，被委托人需带好本人身份证及委托人的委托书、毕业证书复印件或身份证复印件。
五、在校学生如何办理新生录取名册的复印？
方式一：学生需填写档案信息查阅申请表（从上海工程技术大学档案馆主页下载
），填写完毕后由学院辅导员签字并由学院盖章，带上本人校园卡到档案馆办理。
方式二：学生登录学校门户的一网通办业务，进入“在校生新生录取名册申请”在线申请，在线查询办理状态，在收到档案馆确认短信后，带上本人校园卡到档案馆办理。
六、教职工如何利用教学、科研项目档案？
登录学校门户的一网通办业务，进入“档案查询预约申请”在线申请，提交相关信息并通过审核后，可以收到档案馆确认短信，带上本人校园卡到档案馆即可办理。
学生档案常见问题
一、学生档案是什么？有什么意义？
学生档案主要是学生在高等院校学习期间形成的个人档案。这部分档案材料在学生毕业离校后随其工作流向转移到新的单位或人事托管部门，与工作以后在单位形成的个人档案构成个人的人事档案。
人事档案与本人一生息息相关。学生毕业后的工作、学习、生活都要利用到人事档案，如职称评定、确认工龄、转正定级、政审、公证、婚育证明、家庭亲属关系证明等。现在，企事业单位招聘员工、国家公务员的选拔等都要审查档案，以档案里记载的相关信息作为甄选人才的重要证据。
根据相关规定，毕业后档案未及时转出学校的，学校将无权开具任何与档案有关的证明。
二、学生档案内有哪些材料？
学生档案一般由以下材料组成：
（1）学籍材料：
高中阶段：高中生毕业生登记表（学籍表、成长记录等）、高考材料（高考报名登记表、志愿卡等）。
本专科阶段：新生入学登记表、体检表、高等学校毕业生登记表、成绩单、就业通知书（报到证）、奖惩材料等。
研究生阶段：、录取登记表（正反面，带照片的）、研究生毕业生登记表、学位授予证明、成绩单、就业通知书（报到证）、奖惩材料。
（2）党团材料：入团志愿书；入党志愿书、入党申请书、转正申请、自传、思想汇报、政审材料等。
（3）其他材料：士兵档案（如果在校期间参军的学生）等。
三、学生毕业时应如何对待自己的档案？
许多毕业生对档案不了解，也不关心。有的同学毕业多年，档案还滞留在学校，或将档案放在家里，甚至不知档案在哪里，对自己个人发展造成了很大影响。
学生正常毕业，档案通常有以下两种方式进行处理：
①就业单位具有人事档案保管权限，档案可以直接转至单位进行保管；
②就业单位没有人事档案保管权限，或未就业、灵活就业、留学（非公派）等情况，人事档案一般转到户籍所在地所属的县级以上政府人事部门（人力资源和社会保障局）或人才服务机构等保管。
因此学生毕业时应当确认就业单位是否具有人事档案保管权限，如果有的话则档案可直接由单位负责接收；若单位没有人事档案保管权限，则由户籍所在地的相应人才服务机构代管档案，不影响个人转正定级和其他档案相关服务。
假若学生读书期间因中途退学、转学等情况提前离校，应到学生处或研究生处办理退学、转学和档案调出手续。若因档案滞留造成断档或其他不良后果，根据相关规定档案馆不承担责任。
学生毕业及日后工作变动时，一定要留意个人档案的去向情况，以免影响到工龄计算、职称评定等其他各项事宜。留心个人档案去向，做到“档随人走”或“档随户走”。
四、人事档案可以自己管理吗？
人事档案是国家规定的机密文件，不能由个人进行管理。档案转递过程也是采用“公对公”的形式，由学校通过邮政EMS毕业生档案专递进行邮寄，绝对不允许使用普通邮寄或其他形式的快递进行邮寄。个人人事档案不允许个人自带或委托他人代领。
五、哪些机构有权保管人事档案？
中共中央组织部 人力资源社会保障部等五部门关于印发《流动人员人事档案管理服务规定》的通知 （人社部发〔2021〕112号）中第四条明确规定了高校未就业毕业生及自费出国留学人员的档案属于流动人口档案。第四条 本规定所称流动人员人事档案主要包括：
（一）非公有制经济组织和社会组织聘用人员的人事档案；
（二）辞职辞退、解除（终止）聘用（劳动）合同、取消录（聘）用、被开除等与用人单位解除或终止人事（劳动）关系的未就业的原机关公务员、国有企事业单位的管理人员和专业技术人员、军队文职人员的人事档案；
（三）未就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案；
（四）自费出国（境）留学的高校毕业生及其他因私出国（境）人员的人事档案；
（五）外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；
（六）自由职业或灵活就业人员的人事档案；
（七）其他流动人员的人事档案。
文件第五条和第六条明确规定了流动人员人事档案的保管机构。第五条 流动人员人事档案工作遵循“集中统一、归口管理”原则，主管部门为政府人力资源社会保障部门，接受同级党委组织部门、档案主管部门的指导和监督。
第六条 流动人员人事档案管理服务机构（以下简称档案管理服务机构）包括县级以上（含县级）人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位。其他任何未经授权的单位不得开展流动人员人事档案管理服务工作。严禁个人保管本人或他人人事档案。从2015年1月1日开始各全国各级人才中心等档案保管机构已经取消了流动人员人事档案管理费。
六、为什么毕业时要及时将档案转出学校？
学校档案馆并非流动人员档案保管机构，无法添加毕业后个人工作的档案记录，如转正定级、职称评定等。为避免学生毕业后的个人利益受到影响，学生毕业后应将档案转出学校。
根据相关规定，学生毕业后档案应及时转出，学校不再进行保管。毕业后档案未及时转出的，学校将不再开具任何与档案有关的证明。
按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报到证人事部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作一年（以报到日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见，毕业后，档案放在学校将会影响个人发展和利益，从学生自身利益考虑，毕业后应尽快办理报到证，将档案存放在单位、或单位委托的档案托管机构、或户籍所在地档案管理机构。
七、毕业生个人档案投递应该注意的事项
（1）毕业时，应抓紧办理就业报到证，将档案放在就业单位档案管理部门，或者方便自己利用的地方人才交流中心托管（通常情况下档随户走，户口在哪里，档案就保管在户口所在地的县级以上的人社局/人才交流中心/就业促进中心）。
（2）区分就业单位是否具有档案保管权限。
（3）按相关规定，外地生源持上海居住证，其档案不能留在上海。
（4）申请上海户口成功后，所去单位不具有档案保管权限，需到户籍所在地的公安局开具“户籍证明”，交给辅导员存入档案袋后，档案馆投递到户籍所在区的就业促进中心。
（5）考取研究生的同学，拿到录取通知书后，需及时将录取学校的调档函及时呈报给学院辅导员老师办公室，保证档案在毕业后能够及时寄出。
八、出国留学，档案应如何储存？
近年来，我国自费出国留学人数和回国人数越来越多，而不少学生和家长由于缺乏档案管理的相关知识，常常导致档案存放不当、遗失，给回国后的就业发展带来不少麻烦。那么出国留学的档案应如何存储呢，让我们一起来了解一下。（视频来源：好看视频）
九、查阅学生档案有什么须知？
(2)校外用人单位查阅学生档案，须持单位介绍信、身份证和工作证，并经就业指导中心或学生所在部门党组织负责人签名、部门盖章后，方可查阅。
(3)学生档案一般不外借。如确需借用时，须持学院分党委（总支）负责人签名并加盖党组织印章的“学生档案材料外借申请表”，由组织员借出。借出的档案应在两周内归还，不得擅自转借他人。
(4)不得利用电话，通过档案管理人员查询学生档案的内容。
(5)查阅和借用档案者，必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。
