各院、部、处、室、直属单位：
2011年是学校提升内涵的重要之年，做好学校档案工作，对于实现学校新发展，具有强实基础的重要意义。档案馆在学校党政领导下，根据教育部27号令的要求，结合我校实际，对相关规章制度进行了完善和修订，并集成《上海工程技术大学档案工作规章制度汇编》一书（以下简称《制度汇编》），作为2011年度档案归档的制度标准要求，为促进学校档案资源建设，现将2011年度档案归档事项通知如下：
一、归档范围及保管期限：
1.上级针对我校党务工作的批复、通知等上级来文，由党委办公室负责组卷，保管期限为永久；上级针对学校党务工作普发指导性的公文，由党委办公室负责组卷，保管期限为长期。
2.上级针对我校行政工作的批复、通知等上级来文，由校长办公室负责组卷，保管期限为永久；上级针对学校工作普发指导性的公文，由校长办公室负责组卷，保管期限为长期。
3.各院、部、处、室、直属单位在公务活动及工作中形成的、对日后工作具有查考利用价值的、并已办理完毕的文件材料（包括声像电子文件材料），均属归档范围。各部门具体归档范围及保管期限参见《制度汇编》中“上海工程技术大学综合档案归档范围及保管期限表”执行。
4.对在办公自动化系统（即OA系统）中形成的电子文件归档说明：目前学校对OA系统的电子档案仍实行脱机保管的办法，为此，各部门要在OA系统流转完成并办结的系统内提交归档的基础上，另行整理电子档案（光盘刻录）与纸质档案同步归档。
5.各学院要做好本学院学生集体毕业照归档工作，要将照片上所有人员姓名（是教师的，在其姓名后用括号注明）按照片座次有序打印在打印纸上（打印格式见附件，并可在档案馆网页中的下载专区中下载），打印纸小于照片尺寸，将打印好姓名的纸粘贴在照片背面，按照系、班级有序整理后归档。有全学院所有毕业生合照的照片，也要按照上述打印要求，打印整理后一并归档。
6.档案馆继续征集学校历史老照片，各学院、部门兼职档案员要做好学校历史老照片的征集工作，将反映学校各个时期的历史照片随时收集，随时交学校档案馆保管。
二、归档材料整理与组卷
1.案卷的组卷方法：立卷是根据国家教育部关于高校档案实体分类法进行，即按实体问题组卷。“问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等，按一事一卷、以“时间——问题”为主组卷。
2.卷内文件的排列方法，由单一作者、单一问题组合起来的案卷，按时间顺序排列，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；打印正稿在前，签发核稿在后；转发件在前、原件在后；会议文件按文件的届次组合；案件材料按批复、结论、综合材料、证明材料和个人交待材料的顺序排列。
三、归档工作各自责任
归档工作是一项细致而负有责任心的工作，也是学校对各部门年终综合考评的一项重要的基础性工作，为了保证档案工作的“三率”达标（部门归档率100%，案卷质量合格率98%以上，案卷材料完整率98%以上），希望各院、部、处、室、直属单位的部门领导要高度重视归档工作，加强领导，督促本部门兼管档案材料的同志切实认真细致地做好归档材料的整理立卷，保质保量将本部门在教学、科研及其他公务活动中形成的材料（包括声像电子文件材料）按规定组卷移交到学校档案馆。
四、归档时间安排
1.各院、部、处、室、直属单位于2012年3月30日前将档案材料移交到档案馆。
2.高职学院在2012年3月30日前完成归档案卷的案卷目录和卷内文件目录的电子数据上传工作，档案材料由学院档案室收集保管。
3.历年遗漏归档的材料在本次归档中一并做好，并且于2012年3月30日前将档案材料移交到档案馆。
4.学校档案馆将通过兼职档案员培训会等形式对归档工作进行辅导，校园网上有归档工作的要求及流程，请注意校园网档案馆的网页（http://archives.sues.edu.cn），联系电话：67791314，联系人：吕华，俞皓耀。
特此通知
附件：学生集体毕业照照片文字打印格式
上海工程技术大学档案馆
二〇一二年二月二十一日
附件：
照片文字格式
xx届xx学院xx系xx班毕业生照片 拍摄日期：xx年xx月xx日
从左至右：第n排xx xx xx xx ……………………………………………. xx xx
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第二排：xx xx xx xx …………………………………………xx xx
第一排：xx xx(教师) xx xx …………………………………xx xx
注：字体为宋体加粗，字体大小根据版面及本格式要求自行调整，但最小为五号。
