各院、部、处、室、直属单位：
2012年是学校全面落实“十二五”规划，切实推进内涵建设，创建现代化特色大学的关键之年。做好学校档案工作，对于实现学校跨越式发展，提升学校综合管理水平，具有十分重要的作用。为了加强学校档案事业建设，现将做好2012年度档案归档事项通知如下：
一、归档范围及保管期限：
1、学校各部门在党政管理、科研、教学、外事、基建、财务、资产与设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的各种载体文件材料均应归档。具体归档范围及保管期限参见《上海工程技术大学综合档案归档范围及保管期限表》执行。
2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（照片、光盘、磁盘等）。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档。
3、以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗（省级以上）等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。
4.各学院要做好本学院学生毕业照归档工作，要将照片上所有人员姓名（是教师的，在其姓名后用括号注明）按照片座次有序打印在打印纸（打印格式见附件，并可在档案馆网页中的下载专区中下载）上，打印纸小于照片尺寸，将打印好姓名的纸粘贴在照片背面，按照专业、班级有序整理后归档。有全学院所有毕业生合照的照片，也要按照上述打印要求，打印整理后一并归档。
5.档案馆继续征集学校历史老照片，各学院、部门兼职档案员要做好学校历史老照片的征集工作，将反映学校各个时期的历史照片随时收集，随时交学校档案馆保管。
二、归档要求
（一）公文的归档
1.电子公文的归档要求
电子公文由办公自动化系统与档案管理系统对接，在公文结束流转1个月之后自动转入档案管理系统；
2.纸质公文的归档要求
（1）收文的归档要求
① 收文由校长办公室、党委办公室负责归档；
② 校长办公室、党委办公室负责打印文件流转日志、收文处理意见单，并在收文处理意见单上盖章后连同原件一并归档。
（2）发文的归档要求
① 发文在结束流转之后由办公室统一打印文件流转日志、发文处理单及原件，并在发文处理单及原件上盖章；
② 党委办公室、校长办公室负责纸质公文的预立卷；
③ 原发文单位前往两办领取纸质文件，根据归档要求审核后归交档案馆。
（3）部门报告的归档要求
① 部门报告由呈文部门在文件结束流转之后负责打印文件流转日志、部门报告处理单、正文及其附件；
② 呈文部门需在打印的部门报告处理单及正文上盖章之后才能归档。
（二）纸质档案的归档要求
1.案卷的组卷方法：
立卷是根据国家教育部关于高校档案实体分类法进行，即按实体问题组卷。“问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等，按一事一卷、以“时间——问题”为主组卷。
2.卷内文件的排列方法，由单一作者、单一问题组合起来的案卷，按时间顺序排列，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；打印正稿在前，签发核稿在后；转发件在前、原件在后；会议文件按文件的届次组合；案件材料按批复、结论、综合材料、证明材料和个人交待材料的顺序排列。
三、归档工作各自责任
归档工作是一项细致而负有责任心的工作，也是学校对各部门年终综合考评的一项重要的基础性工作，为了保证档案工作的“三率”达标（部门归档率100%，案卷质量合格率98%以上，案卷材料完整率98%以上），希望各院、部、处、室、直属单位的部门领导要高度重视归档工作，加强领导，督促本部门兼管档案材料的同志切实认真细致地做好归档材料的整理立卷，保质保量将本部门在教学、科研及其他公务活动中形成的材料（包括声像电子文件材料）按规定组卷移交到学校档案馆，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有，且归档时应该将原件归档。
四、归档时间安排
1.各院、部、处、室、直属单位于
2.高职学院在
3.历年遗漏归档的材料在本次归档中一并做好，并且于
4.学校档案馆将通过兼职档案员培训会等形式对归档工作进行辅导，校园网上有归档工作的要求及流程，请注意校园网档案馆的网页（http://archives.sues.edu.cn），联系电话：67791314，联系人：吕 华，俞皓耀。
特此通知
附件：学生毕业照的文字打印格式
附件：
照片文字格式
xx届xx学院xx系xx班毕业生照片
拍摄日期：xx年xx月xx日
从左至右：第n排xx xx xx xx ……………………………………………. xx xx
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第二排：xx xx xx xx …………………………………………xx xx
第一排：xx xx(教师) xx xx …………………………………xx xx
注：字体为宋体加粗，字体大小根据版面及本格式要求自行调整，但最小为五号。
