各院、部、处、室、直属单位：
2013年是学校全面落实“十二五”规划以及学校第二次党代会提出的各项任务，切实推进内涵建设，深化现代大学制度重要之年。做好学校档案工作，对于进一步增强学校的办学活力，努力实现学校全面协调可持续发展具有十分重要的作用。现将2013年度档案归档事项通知如下：
一、归档范围及保管期限：
1、学校各部门在教学、科研、管理等各项工作中直接形成的，能反映本单位工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均应归档。具体归档范围及保管期限参见《上海工程技术大学综合档案归档范围及保管期限表》执行。
2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（照片、光盘、磁盘等）。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档。
3、以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗（省级以上）等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。
4.各学院要做好本学院学生毕业照归档工作，要将照片上所有人员姓名（是教师的，在其姓名后用括号注明）按照片座次顺序打印在打印纸（打印格式可在档案馆网站的下载专区下载）上，打印纸小于照片尺寸，将打印好姓名的纸粘贴在照片背面，按照专业、班级有序整理后归档。有全学院所有毕业生合照的照片，也要按照上述打印要求，打印整理后一并归档。
5.档案馆继续征集学校历史老照片，各学院、部门兼职档案员要做好学校历史老照片的征集工作，将反映学校各个时期的历史照片随时收集，随时交学校档案馆保管。
6.各部门重点做好35周年校庆及群众路线教育实践活动等重点工作的档案收集、归档。
二、归档要求
1.各单位分管档案工作领导要切实加强对本单位归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
2.如果产生的文件涉及多个部门，由主办部门负责归档，其他相关部门协助提供材料。
3.档案的预立卷必须做到系统、完整、准确，用于归档的文件材料必须用A4纸打印，归档时原件归档，如果是传真件必须复印以后归档。
4.归档前各部门兼职档案员应在档案管理系统中录入案卷及文件目录，并打印卷内目录。
5.纸质档案的预立卷要求
（1）案卷的组卷方法：
立卷是根据国家教育部关于高校档案实体分类法进行，即按实体问题组卷。“问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等，按一事一卷、以“时间——问题”为主组卷。
（2）卷内文件的排列方法，由单一作者、单一问题组合起来的案卷，按时间顺序排列，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；打印正稿在前，签发核稿在后；转发件在前、原件在后；会议文件按文件的届次组合；案件材料按批复、结论、综合材料、证明材料和个人交待材料的顺序排列。
三、公文归档
1.电子公文的归档要求
电子公文由办公自动化系统与档案管理系统对接，在公文结束流转1个月之后自动转入档案管理系统；
2.纸质公文的归档要求
（1）收文的归档要求
① 收文由校长办公室、党委办公室负责归档；
② 校长办公室、党委办公室负责打印收文处理意见单，并在收文处理意见单上盖章后连同原件一并归档。
（2）发文的归档要求
① 发文在结束流转之后由办公室统一打印发文处理单及原件，并在发文处理单及原件上盖章；
② 党委办公室、校长办公室负责纸质公文的预立卷；
③ 原发文单位前往两办领取纸质文件，根据归档要求审核后归交档案馆。
（3）部门报告的归档要求
① 部门报告由呈文部门在文件结束流转之后负责打印部门报告处理单、正文及其附件；
② 呈文部门需在打印的部门报告处理单及正文中部门落款处盖章之后才能归档。
四、归档程序及时间
1.预立卷档案在归档时应填写档案归档预审备考表（在档案馆网站下载），兼职档案员签字后由部门主管档案的领导审核、签字。
2.档案移交时应填写档案移交（接收）登记簿（可在档案馆网站下载），移交清单一式两份，一份留档案馆备查，一份由各部门自行保管。
3.各单位于2014年6月30日前将档案材料移交到档案馆。
4.高职学院在2014年6月30日前完成归档案卷的案卷目录和卷内文件目录的电子数据上传工作，档案材料由学院档案室收集保管。
5.历年遗漏归档的材料在本次归档中一并做好，并且于2014年6月30日前将档案材料移交到档案馆。
6.学校档案馆同时在网站上有归档工作的要求及流程，请注意校园网网上办事大厅或档案馆的网站（http://archives.sues.edu.cn/）。
联系电话：67791314
联系人：吕 华，俞皓耀
特此通知
二〇一四年二月二十一日
