档案归档工作要求 一、 归档范围及保管期限： 1.上级针对我校党务工作的批复、通知等上级来文，由党委办公室负责组卷，保管期限为永久；上级针对学校党务工作普发指导性的公文，由党委办公室负责组卷，保管期限为长期。 2. 上级针对我校行政工作的批复、通知等上级来文，由校长办公室负责组卷，保管期限为永久；上级针对学校工作普发指导性的公文，由校长办公室负责组卷，保管期限为长期。 3. 各院、部、处、室、直属单位在公务活动及工作中形成的、对日后工作具有查考利用价值的、并已办理完毕的文件材料（包括声像电子文件材料），均属归档范围，具体参见（沪工程办[2001]12号文）《上海工程技术大学立卷部门归档范围和保管期限表》执行。 4. 对在办公自动化系统（即OA系统）中形成的电子文件归档说明：由于学校刚推行OA系统，为了保证OA系统中电子档案的真实、可靠和安全，学校对OA系统的电子档案仍实行脱机保管的办法。为此，各部门要将纸质档案与光盘刻录的电子档案同步归档。 二、 归档材料整理与组卷 1. 案卷的组卷方法： 立卷是根据国家教育部关于高校档案实体分类法进行，即按实体问题组卷。“问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等，按一事一卷、以“时间——问题”为主组卷。 2. 卷内文件的排列方法: 由单一作者、单一问题组合起来的案卷，按时间顺序排列，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；打印正稿在前，签发核稿在后；会议文件按文件的届次组合；案件材料按批复、结论、综合材料、证明材料和个人交待材料的顺序排列。 三、 档案管理系统使用说明 1.打开Internet Explorer浏览器，在地址栏中输入“202.121.127.231”，打开档案管理系统登陆页面，输入您的用户名和密码。 2. 进入“档案信息管理”页面后打开档案表中的“归档预审”，进入各自相应的部门，进行案卷目录的输入。 （1）添加案卷 在“编辑档案信息主页面”中点击“添加案卷”按钮，在“添加案卷”对话框中输入如下内容： 一级目录：填入案卷所对应的年份，例如2007； 二级目录：填入所在部门的名称，如人事处、教务处 三级目录：填入档案员的姓名 实体分类号：由年份+分类号组成，分类号参照《上海工程技术大学立卷部门档案归档范围和保管期限表》,例如：2007年的部门报告其实体分类号为2007-XZ11 案卷/盒号及馆编件号：每一年都采用从“1”开始的自然数 保管期限：根据案卷所涉及的内容进行选择 密级：根据案卷所涉及的内容进行选择 正题名：包括责任者、内容和文种三个要素。责任者即“上海工程技术大学”；内容即案卷所针对的内容，例如“关于校长办公室行政工作的……”；文种即在档案中常用的九种形式，例如“请示”、“报告”、“通知”等 第一责任者：填写编制案卷的部门名称 页数：单本案卷包含的数量 起止时间：所编案卷的起始时间和终止时间，年份为四位数，月份和日期为两位数 归档单位：立卷部门的名称 所有项目填写完毕后请按下“添加”按钮，进入下一案卷的输入。 （2）添加文件 案卷添加完毕后请填入对应案卷中文件的内容，在“编辑档案信息主页面”中点击“添加文件”按钮，在“添加文件”对话框中所输入如下内容： 一级目录、二级目录、三级目录及实体分类号：输入要求参见“添加案卷”中的要求，内容相同 案卷/盒号及馆编件号：案卷号+文件号，案卷号是指所对应的案卷的盒号，文件号每卷案卷从.0001开始，自然增加，如第一个案卷中的第一个文件，编号应为1.0001，第二个文件为1.0002；第二卷的第一个文件为2.0001，第二个文件为2.0002……以此类推。 保管期限、密级：根据内容选择，应与案卷的保管期限、密级对应 正题名：所输入文件的名称 第一责任者：所输入文件的责任者 时间：所输入文件产生的时间，例如2007年9月8日，输入时应为20070908 文号、图号：输入的文件如果为公文，则应输入文件的编号 文种：根据文件的内容选择相应的文种 所有项目填写完毕后请按下“添加”按钮，进入下一个文件的输入。 3.电子文件上传 添加文件完成后，回到“档案文件信息管理”页面，在需要添加电子档案的文件右边，选择其相对应的文件格式，文件可以是Word，也可以是图像或音频、视频。按下相对应的按钮，选择其对应的电子文件，按下“上传”按钮 4.打印卷内目录 在“编辑档案信息主页面”中按下“打印当前”按钮，在“自定义打印目录”中选中“卷内目录”，在“封面、备考表、案卷背脊打印设置”中选中“仅打印所选案卷”，在“打印设置选项”的案卷列表中选择所需打印的案卷号，把“打印页面设置”中“自动设置边距”左边的“√”去掉，按下“打印预览”按钮，就可看到所需打印的目录，这时请打开“文件”菜单，在“页面设置”中把“页眉”、“页脚”栏全部清空，左、右页边距设置为10毫米，下边距设置为10毫米，上边距设置成20毫米，最后按下打印按钮即完成一卷档案的卷内目录打印。 5.打印综合档案预审备考表 预立卷完成后，在校园网上“校长办公室”页面内“档案室”栏下载“综合档案预审备考表”，每卷一份，填入相应的内容，最后由部门领导审核签字。
