各二级学院：
为进一步规范我校学生档案管理工作，提高学生档案管理服务水平，根据相关工作要求，拟开展2025级新生学生档案归档工作，安排如下：
一、时间安排
1、10月22日-10月31日，各学院至第二图文信息中心519室领取档案袋和学生基本信息标签（学生姓名、学院、班级和学号）。
2、10月22日至11月30日，各学院整理装袋、做好材料目录清单。
3、12月1日至12月31日，各学院先预约后移交档案。预约电话：本科生67791318；研究生67791435.
二、新生入学材料归档范围
为了保证学生档案能够顺利、完整、安全、有序地移交到档案馆，以便后续开展档案利用转递工作，请各二级学院按要求整理学生档案，立卷装袋，将新生入学时产生的相关材料归入档案袋，并按学生学号升序整理档案，入学归档材料如下：
（1）入学前档案材料
（2）新生入学登记表（本科生为上海工程技术大学学生登记表；研究生录取登记表由研究生院提供）
（3）体检表（由医务室提供）；
（4）入学前户籍所在地户口簿复印件（首页+学生页）；
（5）身份证复印件；
三、归档流程及要求
1、核实到档情况，根据学校要求做好新生入学资格审查。收集齐所有新生入学应归档材料（纸质原件，清单如上，并确保档案材料签名盖章处无遗漏。对于入学前档案材料，如有目录清单，请核对目录清单与档案资料是否一致。如发现问题请联系学生补齐并备注）。
2、在上海工程技术大学学生档案袋封底粘贴学生基本信息标签（学生姓名、学院、班级和学号），粘贴位置见图示。
3、将入学前档案材料和新生入学材料装入上海工程技术大学学生档案袋，请注意档案中材料摆放顺序与封底“材料清单”排序保持一致。
4、在档案袋上如实勾选材料清单（在对应表格里打√，必备材料缺失，请及时提醒学生补交）。
5、必归材料（入学归档材料）缺失的，请学院一定要等收齐整理后才能以学院为单位统一移交档案馆。
6、对因特殊情况导致入学前档案缺失的学生，请学院提供该生的缺档情况说明并加盖学院公章，归入到该生的档案袋内，同时附学院缺档清单交档案馆存档。
7、打印“新生档案移交单”。 对照入学归档材料清单备注缺档情况。
8、以班级为单位，按学号顺序从小到大排列学生档案袋，捆扎整齐，连同“新生档案移交单”、缺档清单一起移交档案馆。（注：新生档案集中移交归档时，归档学院应已整理组卷，制作卷内目录。并交本部门学生档案专员检查合格。档案馆只清点卷的份数，不查看卷内内容。）
附件一：新生档案移交单（附件获取路径：学校云盘\MyunCache\00全校文档库\52档案馆\文件上传\2025新生建档归档相关通知和表格\）
附件二：2025年新生归档上报确认表（附件获取路径：学校云盘\MyunCache\00全校文档库\52档案馆\文件上传\2025新生建档归档相关通知和表格\）
附件三：缺档情况说明
（附件获取路径：学校云盘\MyunCache\00全校文档库\52档案馆\文件上传\2025新生建档归档相关通知和表格\）
附件四：学院缺档清单（附件获取路径：学校云盘\MyunCache\00全校文档库\52档案馆\文件上传\2025新生建档归档相关通知和表格\）
档 案 馆
2025年10月23日
