各学院学生工作办公室：
2022年毕业生学生档案转递工作即将开始，为了保证毕业生档案能够安全顺利有序地转递，请各位毕业生辅导员按照档案转递的要求，做好学生档案转递之前的各项工作。
一、档案的收集
请毕业生辅导员将毕业生的各项档案材料在档案出档前收集齐全，按规定移交至档案馆，移交前请与档案馆预约移交时间。
二、集中转档时间
学生档案在学生毕业离校后即开始转档，请各学院在学生离校前将转档信息提前收集准备好，并进行认真审核。
三、集中转档范围
已经完成所有学分并取得毕业证的2022届毕业生。
四、集中转档要求
1、请各位毕业班辅导员在收集毕业生转档信息前务必将《上海工程技术大学2022届毕业生转档须知》通知到每一位毕业生；
2、请各位毕业班辅导员指导毕业生填写《学生档案转档信息确认表》并审核转档信息；
3、请负责毕业生转档工作的档案专员负责收齐汇总整个学院的《学生档案转档信息确认表》，汇总时表格需按班级、学号（从小到大排序）顺序。审核无误后，负责毕业生转档工作的档案专员签字，送就业办盖章后交档案馆；
4、外省市户籍毕业生转递人事档案时，请务必附上《就业通知书》（即报到证）白色一联；
5、毕业生档案原则上统一迁移到户籍所在地指定的档案接收保管部门；如学生档案一定要转到用人单位的，请务必核实用人单位是否有档案保管权限，在接到接收单位开具的调档函之后才能办理转档手续；
6、考取本校的毕业生转档（直研），请档案专员单独填写《学生档案转档信息确认表》（直研本校），和档案寄到校外的表格分开。并且需在“就业单位栏”和“档案接收单位及联系人和联系电话栏”填写“上海工程技术大学”，并在后面备注“本校直研”。
7、毕业生毕业离校后，学生与学校无人事隶属关系，因此学校将不再具有学生档案的管理权（部分申请延长择业期的毕业生除外），请各学院做到毕业生档案应转尽转，不要将档案暂存在学校。执意将档案留在学校的毕业生，如后续办理出档，档案只能作为学生学籍档案经EMS寄出，不能按照“流动人员人事档案”经机要寄出。另外因突发事件（如疫情等）或者法定假日、学校寒暑假期间也不能正常出档。因以上事实造成未能按照档案接收单位的要求及时寄送档案的，或是影响本人后续职称评定、干部身份认定、出具有关证明、政审意见、考资格证、出国审查、养老保险、住房补贴发放、办理准生证、入党等情况的，其后果由毕业生本人承担。
五、毕业生转档查询
1、将待查询的毕业生信息按照规定的格式发送到指定邮箱：xsda@sues.edu.cn。
毕业生信息的规定格式如下：
姓名：张三
学号： 011116499
身份证：123456789101112131
图1 发送待查询毕业生的相关信息
2、等待十分钟，发件人将会收到查询人档案状态的邮件回复。
3、特别提醒：档案转出后，请通知办过档案转递手续的同学，务必在三个月内登录邮政EMS官网确认本人的档案去向。务必及时到本人所提供的转档去向地址和单位查询、确认本人档案是否已经送达。若档案接收单位未收到档案，请尽快联系学校档案馆学生档案室。电话：021-67791318，021-67791435陈老师，赵老师。
六、友情提示
1、档案馆寒暑假值班时间只接收毕业生转档信息确认表、报到证；
2、非假期时间档案馆每周四集中出档，请各位辅导员在周三16:00之前将《学生转档信息确认表》交至档案馆。
上海工程技术大学档案馆
2022年5月4日
