上海工程技术大学电子文件归档管理办法
沪工程档〔2019〕5号
为了进一步做好和规范我校电子文件的归档和管理，根据中华人民共和国教育部第27号令——《高等学校档案管理办法》、《加强本市电子文件归档管理工作的实施意见》（沪档〔2013〕116号）和《上海工程技术大学章程》等规定，结合学校实际，制定本办法。
第一条电子文件是本校工作中形成的由计算机系统处理和存储的机读材料和其它载体形式的纪录，是反映学校各项工作的真实记录和宝贵资料，任何部门和个人不得据为己有。电子文件经过鉴定、归档形成的电子档案供长期利用。
第二条按照档案工作集中统一管理的原则，各部门形成的电子文件由学校档案馆统一保管。学校档案馆负责电子文档归档前的、监督、验收以及接收后的整理、分类、鉴定和编号，并妥善保管和提供利用，充分发挥电子文件的作用。
第三条各部门应由分管档案工作的部门负责人分管，应把电子文件材料的归档纳入本部门职责范围，并指定专人负责电子文件材料的形成、承办、运转、整理和归档工作。
第四条为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，各部门从电子文件产生时就应妥善管理，以确保其完整无损。
第五条本校电子文件的归档范围是：用计算机处理技术形成的反映本校工作的具有保存和利用价值的各种电子文件。电子文件的类型及格式见附件1《电子文件的类型及格式》重点收集经领导修改、签发的正式电子文件和各类定稿的电子文件。
第六条电子文件的归档方式分逻辑归档和物理归档。鉴于学校的实际情况，目前阶段拟物理归档方式为主，即将需要归档的电子文件，卸载到光盘上实行脱机保存的方式。
第七条各部门应将本部门在工作中形成的具有保存和利用价值的电子文件材料卸载到光盘等介质一式二份（其一为封存）交学校档案馆保管，部门形成的电子文件归档前应检查、清除计算机病毒，并注明是否已经经过检查和清毒处理。
第八条归档的电子文件应编制检索目录，其基本项目包括：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间和位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等内容。详见附件2《上海工程技术大学电子文件登记表》。
第九条电子文件的保管期限和密级设定按照国家和上海市关于文件材料保管期限的现行有关规定执行。
第十条电子文件的归档时间与纸质类文件相同，各部门归档移交时应做到内容准确、编目规范、手续清楚。移交清单一式二份，由交接双方签字确认后各执一份。
第十一条学校档案馆对接受入库的电子档案，按40%的抽检率，每两年机读抽检一次，发现问题及时会同相关部门采取补救措施。
第十二条对磁性载体上的库存电子档案，学校档案馆将按规定进行复制。
第十三条学校档案馆对入库归档的电子文件载体应直立存放在防火、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%，距离强磁物10米以上并隔离有害气体。
第十四条归档的电子文件一般只对内借阅利用，借阅利用须经立卷部门主要负责人签字或档案馆主要负责人签字同意后方可借阅。借阅时，只提供复制件，并注意保密规定。
第十五条销毁电子档案，应编制销毁清册，会同立卷部门核准，经分管校领导批准后方可销毁。
第十六条本办法由档案馆负责解释，自公布之2019年10月21日起施行，原《上海工程技术大学电子文件归档管理办法》（沪工程档〔2010〕3号）同时废止。
附件：
1.电子文件的类型及格式
2.上海工程技术大学电子文件登记表
3.上海工程技术大学电子档案盒封面
4.综合档案归档预审备考表（电子文件）
附件1
电子文件的类型及格式
一、文本文件（T），指用字处理技术形成的文字文件、表格文件等。收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件，其通用格式为XML、RTF、TXT。归档后档案馆必须将文本文件转换为PDF格式保存，以确保电子文件的真实性和不可改动性。
二、图像文件（I），指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对采用非通用文件格式的图像文件，收集时应将其转换成通用的JPEG、TIFF格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
三、图形文件（G），指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。收集时应注意图形文件的设备依赖性、易修改性等问题，注明软硬件环境和相关数据，并将其一并归档。
四、影像文件（V），指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件，归档通用格式为MPEG、AVI。对采用非通用格式的影像文件，应同时收集其压缩算法和相关软件。
五、声音文件（A），指用音频设备获得并经计算机处理的文件。归档收集声音文件时应使用通用格式WAV、MP3，并同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
六、超媒体链接文件（O），指在文本中通过超链接方式加入图形、影像、动画、声音等多媒体资讯所获得的文件。对采用非通用格式的超媒体链接文件，应同时收集其压缩算法和相关软件。
七、计算机程序文件（P），指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。
八、数据文件（D），指各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理数据等。
文本文件
推荐格式：PDF/A、RTF、XML、TXT、UOF
标准存储格式：PDF/A、XML、TXT、UOF
现阶段允许格式：DOC、WPS、CEB、SEP、UOF
图像文件
推荐格式：TIFF、JPEG、GIFB
标准存储格式：TIFF、JPEG、SVG
现阶段允许格式： BMP、PDF
数码照片
推荐格式：TIFF、JPEG、JPEG-2000
标准存储格式： TIFF、JPEG、JPEG-2000
音频文件
推荐格式：WAV、MP3
标准存储格式： WAV、MP3
现阶段允许格式：WMV、RAM/RM/RA、MIDI、ACC、OGG
视频文件
推荐格式： MPEG-2、MPEG-4、AVI
标准存储格式： MPEG-2、MPEG-4、AVI
现阶段允许格式：QuickTime、Real Video、MOV
数据库文件
推荐格式： DBF
标准存储格式： DBF
现阶段允许格式：XLS、MDB
图形文件
推荐格式： DWF、DXF、SVG
标准存储格式： DWF、DWG、SVG
附件2
上海工程技术大学电子文件登记表
文件特征 | 形成部门 |
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完成日期 |
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载体编号 |
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通讯地址 |
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电话 |
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设备环境特征 | 硬件环境 | （主机、网络服务器型号、制造厂商等） | |||||||
软件环境 （型号、版本等） | 操作系统 |
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数据库系统 |
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相关软件 |
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文件记录特征 | 记录结构 （物理、逻辑） |
| 记录 类型 | □定长 □可变长 □其他 | 记录总数 |
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总字节数 |
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记录字符、图形、音频、视频格式 |
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文件载体 | 型号： 数量： 备份数： |
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制表审核 | 填表人（签名） 年月日 | ||||||||
审核人（签名） 年月日 | |||||||||
上海工程技术大学电子文件内容一览表
文件编号 | 题名 | 形成时间 | 文件稿本代码 | 文件类别代码 | 载体 编号 | 保管 期限 | 备注 |
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附件3
上海工程技术大学电子档案盒封面
形成部门： 题名： 完成日期： 责任者： 载体编号：
硬件环境：
软件环境：
记录机构（物理/逻辑）：
记录格式（见附件）：
文件载体：（VD/DVD） 数量： 备份数： |
附件4
综合档案归档预审备考表（电子文件）
立卷部门： 案卷名称： 案卷编号： （年份）（归档大类）（流水编号由档案室编） 本卷情况说明：
立卷人签名： 年月日 |
立卷部门领导意见： 1、归档材料：完整□缺少□尚需补充材料： 2、卷宗内容：准确□需调整□调整说明： 3、卷宗材料是否系统：是□否□需说明情况： 4、归档类别建议：永久□长期□短期□；密□非密□
立卷部门负责人签字： 年月 日 |
档案部门预审意见： 1、案卷质量评价：可以立卷□需要整改□重新组卷□ 2、要求重新组卷理由： 档案预审人签字： 年月 日 |
