上海工程技术大学档案安全工作实施细则
沪工程档〔2019〕10号
为贯彻落实中办、国办印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》以及上海市委办公厅、市政府办公厅印发的《关于加强和改进新形势下本市档案工作的实施意见》精神，根据相关法律法规和《上海工程技术大学章程》，结合学校工作实际，确保档案信息安全，制定本细则。
第一章档案的收集及管理
第一条学校档案收集实行部门预立卷制度，各部门应高度重视档案的工作，强化档案意识，严格按要求完成档案工作。
第二条各部门的归档范围，按照《上海工程技术大学综合档案立卷工作的内容和方法》执行。
第三条各部门应确定一名负责人分管档案工作，根据工作需要确定一名或多名兼职档案员，负责本部门档案工作。学校将档案工作纳入部门考核范围。
第四条个人在从事教学、科研、管理等活动中形成的各种载体形式的文件材料，由相关职能部门或项目组负责人按照档案收集、归档要求移交档案馆，任何人不得据为己有。
第五条各部门应在规定的时间内完成各自的档案归档工作，移交档案时，应严格履行移交手续，填写移交清单，清单一式两份，由档案馆及各部门分别保管。
第六条教职工人事档案由组织部、纪委办及人事处向档案馆移交，具体安排如下：
1.组织部定期将干部任免审批表、教职工党员转正材料、加入民主党派通知书、领导干部审计报告、教职工因公出国政审表、新上任干部考察材料、优秀党务工作者登记表、优秀共产党员登记表、干部挂职锻炼鉴定材料、参加上级党校培训材料等向档案馆移交，办理移交登记手续；
2.人事处定期将教职工登记表、干部履历表、确定工资审批表、专业技术职务聘任相关材料、教职工奖励、处分材料、教职工学历变更情况、培训材料等向档案馆移交，办理移交登记手续；
3.每年3月底之前，人事处向档案馆移交上年度教职工的“年度考核登记表”、本年度的“正常晋升薪级工资审批表”以及当年达到规定年限的上海市事业单位工作人员岗位津贴确定表；
4.新进人员的人事档案由人事处按月集中向档案馆移交；
5.“新进、调出、退休人员名单”、“死亡人员名单”以及“全校在职人员的名单及相关信息”由人事处在下年度的1月底之前向档案馆移交。
6.纪委办将检查、处理学校党组织及党员违反党章和党内法规的案件材料等向档案馆移交，办理移交登记手续。
第七条人事档案管理人员及其在本单位中直系亲属的档案，实行回避制度，由档案馆领导班子研究后指定专人、专箱保管。
第八条本专科学生档案，由各学院党总支（党委）副书记负责及时收集新生档案、新生入学通知书、大学生军训登记表、大学生登记表等材料，按照学生学号排序后向校档案馆学生档案管理科办理移交手续；研究生新生档案由研究生处负责收集、登记造册后，向档案馆办理移交手续。
第九条学生在校学习期间形成的材料由相关责任单位负责收集并及时移交，具体情况详见《上海工程技术大学人事档案管理实施办法》之附件《本专科生人事档案归档范围及其责任部门》和《研究生人事档案归档范围及其责任部门》。
第十条教职工人事档案、学生档案在转递时必须严格执行登记制度，为确保安全，都应通过机要局转递或派专人取送，不得邮寄、快递或交本人自带。
第二章档案的保密及利用
第十一条档案馆要严格执行国家、学校的保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按照国家有关规定公布档案，其他任何组织或个人无权公布学校档案。
第十二条利用已开放的档案，须凭本人有效身份证件，表明利用档案的目的和范围，办理登记手续，即可查阅相关信息。
第十三条利用未开放档案，必须填写“上海工程技术大学档案信息查阅申请表”，经审核同意后凭本人有效身份***理查阅登记手续，具体实施细则如下：
1.校内工作人员查阅本部门档案，由所在部门负责人审核同意；
2.校内工作人员查阅其他部门的档案，除本部门负责人审核同意外，须立卷部门负责人审核同意；
3.查阅校党委常委会记录、校长办公会议记录等档案时，须说明利用目的及利用内容，由党委办公室主任或校长办公室主任审核同意，档案馆提供相应内容的复印件；
4.涉及重大问题或重要秘密的档案，应报校保密委员会审批并报分管校领导审批和同意后方可查阅；
5.查阅教学、科研成果档案时，必须经项目负责人同意；如项目负责人已经离职，须经科研处负责人同意；
7.校外单位利用档案时，必须持所在单位介绍信及本人有效身份证件，写明查档目的和范围，只可利用学校开放的档案，且只提供查阅，不可外借；如需摘抄、复制，须经档案馆同意；
8.非本国国籍人员需要利用档案馆的已开放档案，须出具我校上级主管机关介绍信并经我校分管校领导批准。
第十四条档案原则上只提供在本馆查阅，学校工作人员确因本单位工作需要借出档案时，必须严格履行档案的借阅手续，并在限期内归还；归还档案时，要当面点清并予以注销。
第十五条查阅本校教职工人事档案，原则上限组织部、纪委办及人事处，如确因工作需要查阅本部门非中层干部教职工档案，只限所在部门中共党员的正职领导查阅；如需查阅本部门中层干部档案，限本部门党委（党总支）书记与另一名中共党员共同查阅，查阅前须填写《上海工程技术大学干部人事档案借阅审批表》，并经组织部负责人审核同意。
第十六条外单位人员查阅本校教职工人事档案，应持有所在单位开具的《查阅干部档案审批表》和本人有效身份证件，该表应有查阅单位党委（含独立总支）负责人签名和组织人事部门盖章（不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案），并填妥《上海工程技术大学教职工档案查阅审批表》，经组织部或人事处负责人审核同意后方可查阅，查阅人事档案的人员必须为中共党员。
第十七条 教职工人事档案只限在本馆查阅，如确因工作需要外借，应填写《查阅干部人事档案审批表》，并经档案部门负责人同意，外借档案规定期限为十五天，如尚未使用完毕，应办理续借手续。
第十八条在校学生如需查阅本人档案信息，须填写《学生人事档案信息查阅申请表》，经所在学院审核同意后，由档案馆人员对所需信息进行摘抄或提供相应的复印件。
第十九条学生所在学院如需外借学生档案，须填写《学生人事档案外借申请表》，经所在学院负责人审核同意后，持本人有效身份***理借档手续。
第二十条外单位查阅本校学生档案，应持有所在单位开具的介绍信以及本人有效身份证件，利用方式只限于复制和摘抄，摘抄内容经档案馆工作人员核对无误后盖章。
第三章档案库房的安全管理
第二十一条库房是存放档案的要地，非档案馆工作人员未经许可，不得进入库房。
第二十二条档案馆各科室的工作人员负责职责范围内档案库房的安全保密工作，库房钥匙由相对应的库房管理人员负责保管，不得转借他人。
第二十三条档案馆工作人员不得进入非分管门类的档案库房，如确应工作需要，须经档案馆馆长批准同意后方可进入，并且要做好入库登记手续。
第二十四条档案库房不得使用日光灯，不得携带易燃、易爆、腐蚀物品及雨具等杂物，切实做好档案库房的防火、防盗、防潮、防尘、防霉、防虫、防光、防高温、防有害气体等工作。
第四章档案信息化的安全管理
第二十五条档案信息化系统的安全管理工作遵循管理与技术并重、安全可控的原则，重点保障网络和重要档案信息系统的各类信息的安全性。
第二十六条通过利用端口控制技术和防火墙技术，把“南大之星”综合档案管理系统的访问范围限制在校园网范围内，对一些不必要的以及危险端口进行屏蔽。
第二十七条学生档案管理系统可在公网范围内访问，与校园身份认证系统对接，采用用户名和密码的方式登录，查询的信息只限于档案转递的状况，不涉及学生档案本身的内容。
第二十八条为保证人事档案的安全，避免档案内容外泄或计算机病毒对系统数据的破坏，人事档案数字化管理系统使用的计算机不得上网。
第二十九条对档案馆各类服务器的口令定期进行更换，并且由档案技术服务科指定专人负责，保证系统的安全可靠。
第三十条对被感染的硬盘和计算机进行彻底杀毒处理，不使用来历不明的U盘和程序,不随意下载网络可疑信息，尽量少使用一些来历不明，或者无法证明其安全性的软件。
第三十一条在服务器安装病毒防火墙，对计算机病毒进行实时过滤，提高网络反病毒技术能力；对网络服务器中的文件进行频繁扫描和监测，在网络中限制只能由服务器才允许执行的文件。
第三十二条加强档案信息数据库的管理工作，做好数据库日常维护管理与安全检查备份，采取数据库加密、存取控制、备份恢复等相应的安全保护措施，做到每天本地备份数据库，每季度全盘异地备份，数据库的维护与备份由专人负责。
第五章附则
第三十三条以上细则由档案馆负责解释。
第三十四条 本办法自2019年10月10日起施行，原《上海工程技术大学档案安全工作实施细则》（沪工程档〔2015〕2号）同时废止。
